在EXCEL表格里，最常见的操作就是录入数据，进行数据分析和处理，手动录入数据，即便特细致的人也难免会出错，如何将错误率降低，我们就需要根据录入的数据的特征指定一定的规则，在EXCEL表格里，数据验证功能就能实现这一目标，下面我们来看看数据验证都能实现哪些操作？

一、设置下拉列表

在很多表格里录入数据的时候，对于一些简单又重复项比较高的数据，可以通过下拉选项来设置，这样即能提高数据录入的速度，还能提高数据录入的正确率。

(资料图片仅供参考)

如图所示，表格里性别列，仅可能输入“男”或“女”。

选中表格里的单元格，点击菜单栏上“数据-数据验证”。

打开数据验证窗口，设置验证条件，点击“允许”，下拉选择“序列”，在“来源”输入框里输入“男”和“女”两个选项，每一个选项之间用英文逗号隔开。

在实际操作中，也可以将选项单独输入到表格中，在来源里点击“箭头”图标选择表格里输入的选项单元格区域。

点击确定，选中单元格，显示出下拉列表，单击其中一个选项，完成数据的输入。

二、表格数据录入不空行

选中要输入数据的单元格列，打开数据验证窗口，在设置里设置验证条件，点击“允许”，下拉选择“自定义”，在公式里输入“=COUNTA(A$2:A2)=ROW(A1)”

这里使用COUNTA函数计算首行到当前行单元格中非空白单元格的个数等于行数，这个公式返回的结果只有“TRUE”和“FALSE”，如果结果是“FALSE”，则会弹出错误提示。

如图，第四行空了，在第五行输入数据的时候，弹出错误提示。

三、设置出错警告

在上图，虽然弹出了错误提示，但并不知道是什么原因弹出错误，需要在弹出的错误框里显示出错误信息。

打开数据验证窗口，设置好了数据验证的条件后，点击“出错警告”标签，勾选“输入无效数据时显示出错警告”，点击“样式”，可以设置输入无效数据时是停止、警告，还是给出信息，右侧信息框里输入出错提示信息的标题以及具体的提示信息。

点击确定，空一行输入姓名，弹出错误信息框，信息框上显示出前面设置的标题和具体的错误原因。

四、不允许重复输入

选中单元格，打开数据验证窗口，设置验证条件为自定义公式“COUNTIF(A:A,A2)=1”。

这里使用COUNTIF函数判断数据是否重复。

在单元格内输入重复的姓名，则弹出错误的提示信息。

五、同一列设置两个条件

如果在姓名列里既不能跳行输入也不能重复输入，即上方的两个条件合并起来。

打开数据验证窗口，设置自定义公式，输入“=AND(COUNTIF(A:A,A2)=1,COUNTA(A$2:A2)=ROW(A1))”

这里用AND函数将两个函数公式连接起来，即表格里输入的姓名既不重复又不跳行，才是有效数据，否则，这两个条件里只要其中一个不满足都会弹出错误警告。

在表格里跳行输入数据，弹出错误提示。

在表格里输入重复姓名，弹出错误警告。

六、设置数字验证条件

如图，在数量列里仅能输入100-300之间的整数数字，选中数量列，打开数据验证窗口，设置验证条件，点击允许，下拉选择“整数”，在数据下方选择“介于”，输入最小值100，最大值300。

点击确定，在数量列里输入小于100的数字，弹出错误警告。

同样地，可以根据实际需要设置其他的一些条件，方法都相同，就不再一一列举。

七、选择当前时间

在表格右侧的空白单元格内输入函数公式“=now()”，显示出当前时间。

选中时间列，打开单元格格式设置窗口，设置格式为时间格式，打开数据验证窗口，设置验证条件，点击允许，下拉设置序列，在来源里选择表格里输入了“NOW”函数的单元格。

点击单元格，下拉选择时间即可。

注意的是，NOW函数需要刷新才能显示出最新的时间，按下F9可刷新最新的时间。

八、显示提示标签

制作好表格，发给别人填写的时候，总希望告诉人家怎么填写，可以在单元格旁边显示出一个黄色的信息提示标签。

打开数据验证窗口，点击“输入信息”标签，勾选“选定单元格时显示输入信息”，下方输入提示信息的标题和具体的内容。

点击确定，选中单元格，单元格旁显示出黄色的信息提示标签。

怎么样，关于数据验证你学会了吗？强调一点的是，只有在手动录入数据的时候才会激发数据验证功能，已经输入好的数据，设置好验证条件后，可以用红圈圈出无效数据。

想了解更多精彩内容，快来关注和我学办公软件